يشكو الكثير من الناس من قلة الوقت وضيقه وصعوبة إنجاز معظم الأعمال التي يرغبون في أدائها، فأغلبنا يرجع ذلك إلى وتيرة الحياة السريعة فما أسرع أن نرى كيف تمضي الساعات والأيام بين أيدينا ولا نكون فيها راضين عما حققنا من أعمال خلالها. وقد كان لعدد من المفكرين الإداريين الفضل في وضع مفاهيم إدارية هامة كفيلة بأن نستنبط منها كيفية إستثمار وقتنا الإستثمار الأمثل. وحتى لا يكون الموضوع سرداً مملاً نرى في حصر بعض من الأفكار ما يمكن أن نستفيد منه جميعاً.

تأكد عزيزي القارئ أنه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية وإذا اتقنت الاستفادة بالوقت في كل من عملك وحياتك الشخصية، فأنك ستنجز أكثر بحسب إدارتك ومهارتك، ولذا دعونا نحصر عدد من المفاهيم الغنية والتي تتمثل في الآتي:

أولاً: صفي ذهنك وأهدأ وركز على مهمتك، تجاهل أي شيء آخر فالتوتر الزائد يجعل المهمة تبدو أصعب مما هي عليه، لذا عليك أن لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك، وقم بالعمل في هدوء وراحة وثقة.

ثانياً: لا تحاول أن تنشد الكمال فمن السهل أن تقع في فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً، إذ أنه في أغلب الأحيان تؤثر محاولات تحسين العمل في النتيجة العامة، مما يؤدي إلى زيادة إستهلاك للوقت والمجهود بدون داعي.

ثالثاً: تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية فليس مجدياً أن تلوم نفسك، وعندما قل إنتاجك فإن ذلك يحتاج إلى وقفة لإعادة التفكير فلا تفكر في المحاولات السابقة الفاشلة، وإنما تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر ومن ثم واصل عملك.

رابعاً: حدد أهدافك وأكتبها وإجعلها أمامك، حدد ما تعمل من أجله، وسجل أهدافك في خطتك اليومية وإرجع إليها بإستمرار ثم ضعها في تسلسل زمني منطقي لإنجاز كل هدف.

خامساً: خطط لكل ساعة من عملك اليومي وحدد أوقات للمهام. أعطي لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها، وإستقل الوقت لمعالجة الأمور ذات الأولوية، وإذا إنتهيت من المهمة باكراً، إبدأ مباشرة في إنجاز المهمة التالية واستغل الأوقات التي تكون أنت فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر أهمية، وكلما أكثرت من إستخدامك الوقت المحدد لكل مهمة، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.

سادساً: استعد جيداً قبل كل اجتماع، ضع هدف محدد، إجعل المجتمعين متوقعين بالضبط المطلوب من كل منهم، أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً بهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بفاعلية أكثر، قبل نهاية الإجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهامه السابقة، حتى يكلف بمهمة جديدة، أظهر إلتزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الإجتماع في الوقت المحدد.

سابعاً: في نهاية اليوم أقضي 10 دقائق للتحضير لأعمال الغد، أكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقاً، سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح، أن إتباع هذه الإستراتيجية يضمن إستغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية في اليوم التالي.

ثامناً: قسم الأهداف إلى مهام أساسية، لايهم إذا كان الهدف كبيراً أم صغيراً، فإن أي هدف يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ في تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً، يمكن أن تبدأ بها في الحال. إذ أن تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به. وإذا فشلت في عمل هذا ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال.

تاسعاً: أخيراً ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر، أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد إتجاه كل خطوة على طول الطريقة، إجعل النقاط واضحة ومفصلة كما لو أنك تخطط لتنفيذ شيء آخر إذا حصلت على المساعدة يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية، أما إذا كنت تقوم بالعمل بنفسك، فليس عليك أن تقف في وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة.

عاشراً: ضع وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث، عندما تحدد نشاطك اليومي أعط نفسك زيادة في الوقت، أن قيامك بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً.

عزيزي القارىء هذه بعض من المهارات المفيدة والمتبعة لكيفية إستثمار الوقت الإستثمار الأمثل حتى نضمن استغلالنا لساعاتنا وأياماً فكل وقت يمضي محسوب علينا ونأسف عليه أن أضعناه في صغائر الأمور وحتى لا تضيع علينا ساعاتنا وأيامنا سدى، لنتخذ من التخطيط هدفاً في حياتنا ولنجعل من أدائنا لأعمالنا اليومية مهمة شيقة لا شاقة وسهلة الإنجاز، وعدم تأجيل الأعمال يجعلنا نشعر بالراحة والثقة في قدرتنا على إنجاز المهام الموكلة إلينا بكل تفان ونجاح.